Een verhaal over de balans tussen aandacht en resultaten, groter worden en groei
Het was voorjaar. Het zonnetje scheen naar binnen en ik zat op de bank in mijn woonkamer te lezen. Ik las het boek "Alles wat je aandacht geeft, groeit" van Cora Smit en Saskia Tjepkema. Nu houd ik van een goed verhaal. En dit boek trok mijn aandacht door de quote voorin: “Als je aandacht geeft aan de dingen die je niet wilt, worden ze groter. Als je aandacht geeft aan de dingen die je wel wilt, groeien die.” Een levendige realiteit en waarheid die ik ondervond in mijn werk als interim manager Finance & Control in een organisatie waar ik een aantal jaren geleden een opdracht voor deed.
Financiële afdeling die niet functioneert
“Onze collega’s van Finance doen niet wat ze moeten doen en wat nodig is”, was de opmerking waardoor ik als Finance Manager a.i. bij deze organisatie belandde. Binnen de organisatie bestond nogal wat onvrede over de afdeling. “Ze vertellen nooit wat”, “Ze trappen altijd op de rem”, “Ze zijn weinig dienstverlenend”, “Laten nooit wat van zich horen” was het verhaal dat over deze afdeling rondzong in de organisatie.
"Juist als interim manager heb ik nog wel eens te maken met teams die niet goed functioneren. Soms loopt het onderling niet lekker, soms geeft de leidinggevende onvoldoende leiding."
Richting geven aan de afdeling Finance & Control
Het administratieve team waar het over ging en waar ik leiding aan gaf, bestond uit zes medewerkers. Juist als interim manager heb ik nog wel eens te maken met teams die niet goed functioneren. Soms loopt het onderling niet lekker, soms geeft de leidinggevende onvoldoende leiding. Soms is er gewoon te veel werk, soms ontvangen collega’s in de organisatie niet de dienstverlening en ondersteuning van Finance professionals die ze willen en/of nodig hebben. Interne onvrede en disfunctioneren kent vele verhalen en waarheden. Aan mij de taak het verhaal van deze afdeling te veranderen en deze afdeling weer richting te geven.
Luisteren naar de onvrede over de financiële afdeling
Ik dook dieper in de verhalen die de ronde deden. Ik zocht de managers en andere stakeholders in de organisatie op en ging uitgebreid met ze in gesprek. Ik stelde enkel vragen en liet ze vertellen: waar ze tegen aan liepen, wat volgens hen nodig was, welke rol ik daarin kon spelen… Voor diverse managers was het een verademing om eens leeg te kunnen lopen tegenover iemand die niet hard wegrende, maar gewoon bleef luisteren, begrip toonde én toezegde het probleem aan te pakken. Iemand die écht naar hun verhaal luisterde.
"Voor diverse managers was het een verademing om eens leeg te kunnen lopen tegenover iemand die niet hard wegrende..."
Aanpak: financiën weer op de rit (toch?)
En dat probleem aanpakken heb ik gedaan. Doordat ik inmiddels meerdere casussen kende, kon ik goed terugbladeren. Waar ging het volgens collega’s mis bij deze administratieve afdeling? En hoe kwam dat? Kon ik structurele weeffouten ontdekken in elk verhaal? En welke oplossingen waren er volgens anderen nodig en zag ik zelf?
Trouw maakte ik de managers in de organisatie deelgenoot van mijn aanpak en de vorderingen. Ze waardeerden dat enorm. Ik dacht aan het tweede gedeelte van de quote: “Als je aandacht geeft aan de dingen die je wel wilt, groeien die.” Het klopte. Ik gaf aandacht aan deze voor mij belangrijke personen. Ze voelden zich gehoord, zij zagen de gewenste groei en veranderingen. Ook mijn opdrachtgever was blij met de nieuwe wind die duidelijk door de organisatie waaide. Ik was goed bezig. Dacht ik.
Het administratieve team
Wie minder blij (met me) waren, waren de mensen in het administratieve team. De hoofdpersonen in het verhaal. Zij zagen weliswaar de veranderingen, maar hadden niet het gevoel dat zij meeschreven aan die verandering. Wat bij hen groter werd, was de weerstand en onvrede. Het team kwam meer en meer van me af te staan. Zij haakten af, een iemand meldde zich zelfs ziek. Hoe kon dat, vroeg ik me af. Ik gaf toch aandacht aan ze?
"Ik vond enerzijds ook echt wel dat er een competentieprobleem speelde. Anderzijds bekroop mij ook het gevoel dat mijn eigen rol en optreden hen in een rol had gedrukt die niet paste bij hun eigen versie van het verhaal."
Ik zag, toen ik terug keek, dat ik aandacht gaf aan de dingen die ik niet wilde zien bij deze afdeling. Daar kwam het eerste deel van de quote van Cora en Saskia om de hoek kijken: “Als je aandacht geeft aan de dingen die je niet wilt, worden ze groter.” Ik zag dat ik vooral aandacht had voor de negatieve eigenschappen en gebeurtenissen. Ik vond enerzijds ook echt wel dat er een competentieprobleem speelde bij sommige medewerkers. Maar anderzijds bekroop mij ook het gevoel dat mijn eigen rol en optreden hen in een rol had gedrukt die niet paste bij hun eigen versie van het verhaal. Daardoor begon het te broeien, werden die dingen groter. Met toenemende druk en spanning als gevolg…
Wat ik als Finance manager leerde?
Inmiddels zijn we verder. Ik heb verschillende andere opdrachten gedaan. En kan terugkijken. Wat ik leerde?
Ik leerde dat transparant managen niet alleen gaat over het oog hebben voor de resultaten (die drive had en heb ik wel), maar juist ook voor de weg ernaar toe. Niet alleen de toehoorders van het verhaal tevreden te houden (en misschien stiekem ook m'n eigen ego en reputatie te voeden) wat ik ervoer als groei.
Ik leerde meer aandacht, gevoeligheid en betrokkenheid te hebben voor de hoofdpersonen en de complexiteit van hun situatie. Stil te staan bij wat ik wel wilde zien en dát groter te maken in plaats van andersom.
Vooral leerde ik niet meer alleen te focussen op groei en groter worden maar meer oog te hebben voor de juiste groei en het gewenste groter worden. Groei is alleen goed als het duurzaam, oprecht en inclusief is. Groter worden gaat alleen goed wanneer je met de juiste aandacht de goede dingen groter te maakt. Daar zit balans tussen de mens en de cijfers. Lees hier meer daarover.
"Vooral leerde ik niet meer alleen te focussen op groei en groter worden maar meer oog te hebben voor de juiste groei en het gewenste groter worden."
Contact
Herken je je jezelf, je financiële afdeling of organisatie in dit verhaal? Laten we dan eens een kop koffie drinken. Ik ben benieuwd naar wat je te vertellen hebt. En misschien kan de ervaring en input uit mijn verhalen, je verder helpen. Zoek eens contact.