Blog: Wat out-of-the-box denken de Controller en organisatie brengt

Bijgewerkt: jan 18

“Wat nou als we een voorschot nemen… Wat nou als we het geld dat we nu nodig hebben inzetten, ook al staat het nog niet op de rekening”, opperde ik. Daar begonnen mijn tijdelijke Finance-collega’s wat koortsachtig te kijken. Een voorschot nemen? Dat maakt het wel heel spannend, want de cijfers vertellen ons dan ‘risico’, ‘beren op de weg’, ‘het klopt niet.’ Nu roep ik dat heus niet bij elke organisatie maar bij deze onderwijsinstelling konden we, gebaseerd op andere gegevens dan cijfers, de financiën wel degelijk anders organiseren. Want dat was hard nodig…

Finance-team, waarom doe je wat je doet?

Als interim Finance manager stel mensen van mijn Finance-team altijd de vraag waarom ze de dingen doen, zoals die ze doen. Het antwoord verrast me niet meer, maar kan me nog altijd verbazen: “we doen dit al jaren zo”. Of, erger nog: “mijn leidinggevende wilde dat zo”. Voor mij zijn al dit soort antwoorden per definitie reden om ze onder de loep te nemen. Daarbij hanteer ik vaak de stelregel: als iets al vijf jaar op dezelfde manier wordt gedaan en/of niemand kan me meer uitleggen waarvoor iets precies wordt gedaan, is de hoogste tijd om óf verandering aan te brengen óf het snel af te schaffen.

Het antwoord verrast me niet meer, maar kan me nog altijd verbazen: “we doen dit al jaren zo”.

Controllers hebben behoefte aan controle

Mensen van Finance & Control zijn enorm op zoek naar controle. Ze gaan voor zekerheid, zijn wars van budgetoverschrijdingen, willen de risico’s zo klein mogelijk maken en zijn mensen die goed zijn in details. Dat maakt ze zo goed in hun vak en goud waard voor de organisatie! Je wilt immers met cijfers dingen kunnen verklaren, voorspellen en/of antwoord kunnen geven wanneer er over een bepaald detail een keer een vraag wordt gesteld. Maar dat slaat soms te veel door, wat er voor kan zorgen dat de verbinding met de rest van de organisatie uit het zicht raakt. En wat maakt dat de échte risico’s wel eens over het hoofd gezien worden.

Maar dat slaat soms te veel door, wat er voor kan zorgen dat de verbinding met de rest van de organisatie uit het zicht raakt.

Waar zit het echte risico (1/2)?

Dat leek het geval bij hogeschool waar ik tijdelijk Finance manager was. In het hoger onderwijs is het zo dat de overheid de school bekostigt op basis van het aantal studenten dat de school twee jaar geleden had. Dan kan het bij een flinke stijging van studenten voorkomen dat er administratief niet voldoende financiële middelen voor handen zijn omdat de feitelijke bijdrage pas later komt. Deze school had te maken met een flinke stijging van studenten. Door gebrek aan financiële middelen op dit moment werkten de docenten zich (door gebrek aan middelen en extra handen) het snot voor ogen. Ze konden voor hun gevoel onvoldoende hun studenten begeleiden. Zaken die niet bijdragen aan goed werkgeverschap, borgen van kwaliteit, het bieden van continuïteit, het staan voor een goede naam, gaan voor een goed imago… En ga zo maar door. Dáár openbaarde zich het echte risico.

Zaken die niet bijdragen aan goed werkgeverschap, borgen van kwaliteit, het bieden van continuïteit, het staan voor een goede naam, gaan voor een goed imago… Dáár openbaarde zich het echte risico.

Waar zit het echte risico (2/2)?

Nog een voorbeeld: bij een andere organisatie waar ik een opdracht deed, gebruikten ze 29 kostenplaatsen. Dat is veel en super getailleerd. Elke vraag over de financiën kon door dit financiële team beantwoord worden. Toen ik doorvroeg hoe vaak en welk soort vragen er dan gesteld werden, bleef het angstvallig stil. Daar gingen bij mij de alarmbellen af. In de organisatie had ik namelijk al de nodige frustratie gehoord over de grote hoeveelheid kostenplaatsen en het gebrek aan duidelijkheid hierover. Geen collega die het verschil begreep tussen ‘inhuur van derden’, ‘uitzendkrachten’ of ‘inleenkrachten’. Erger nog, om ervan af te zijn ‘vulden sommigen maar wat in’. Terwijl Finance de boel onder controle had. Dachten ze… Wederom openbaarde zich daar zich het échte risico.


Out of de box oplossing

De oplossing in ons onderwijsverhaal, ‘een voorschot nemen’, leek zo simpel, maar bleek niet zo simpel. Het tornde aan de fundamenten van gecontroleerd boekhouderschap en vroeg ons ineens anders te kijken: wat als we de zekerheden niet uit de cijfers kunnen halen, waaruit dan wel? En kijkende naar die andere organisatie, de oplossing was het terugbrengen van het aantal kostenplaatsen. Maar dat was eng. Details opgeven betekende voor dit team inzicht en controle opgeven. En dat voelt niet fijn.

Wat als we de zekerheden niet uit de cijfers kunnen halen, waaruit dan wel?

Wat in beide gevallen de oplossing gemeen had:


1. Wees consequent en maak afspraken

In het onderwijsvoorbeeld weten we zeker dat de financiering door de overheid er komt. Alleen niet nu, maar over twee jaar. Dus kun je daar nu al rekening mee houden. En áls je dat doet, lopen de budgetten van dit jaar synchroon met de studentenaantallen van dit jaar. In plaats van met de studentenaantallen van twee jaar terug. En als de studentenaantallen dalen? Dan dalen de budgetten direct in dat jaar. Want je moet wel consequent zijn. En heldere afspraken maken. Maar dat kan prima. Omdat het een consistent verhaal is. Een verhaal waarin de cijfers een afspiegeling vormen van de situatie zoals die nu is (en niet die van twee jaar geleden). En die lijn zetten we consequent door.

Want je moet wel consequent zijn. En heldere afspraken maken.

2. Wees transparant, leg uit en creëer eenvoud Het terugbrengen van het aantal kostenplaatsen maakte de boel een stuk eenvoudiger én er werden minder fouten gemaakt. En natuurlijk: als er dan wel een vraag naar details komt, moeten we dat op dat moment nog in kaart brengen ja. Dat vraagt op het moment zelf even extra tijd, maar het weegt niet op tegen de tijd en de frustratie die je bij anderen weghaalt. Hoe je dit kan doen? Lees meer over ‘less is more’ in deze blog.


3. Wees creatief: durf anders te organiseren Het belangrijkste is wel: kijk verder dan je eigen neus lang is. Denk ‘outside-je-eigen-box’… Stap uit je comfortzone. Neem onder de loep wat echt nodig is. Waar zit het échte risico? Durf je eigen gelijk en bestaande structuren los te laten. Organiseer je financiën ten behoeve van de organisatie en van je collega’s en niet alleen ten behoeve van de eigen registratiebehoefte. Dat begint bij het bewust worden en het stellen van de waarom-vraag, zie de eerste alinea van deze blog. Dat anders organiseren is voor elke Finance afdeling anders (en daar help ik graag bij).

Organiseer je financiën ten behoeve van de organisatie en van je collega’s en niet alleen ten behoeve van de eigen registratiebehoefte (daar help ik graag bij).

En toen?

De collega’s uit het administratieve team van de 29 kostenplaatsen konden eerst niet goed geloven dat het “zo simpel” was. Wat vinden ze er in de organisatie van? Missen we dan niet allemaal informatie? Het antwoord was een echte nee. In tegendeel, het inzicht en het gevoel van controle werd groter in plaats van kleiner!

In tegendeel, het inzicht en het gevoel van controle werd groter in plaats van kleiner!

En bij de hogeschool? De budgetten waren afgestemd op het bestaande studentenaantal. Meer studenten? Dan meer budget. Minder studenten? Dan minder budget. Consequent, consistent, eerlijk en voor iedereen te begrijpen. Dat gaf duidelijkheid en ruimte. Letterlijk en figuurlijk.


Contact

Herken je jezelf, je financiële afdeling of organisatie in dit verhaal? Laten we dan eens een kop koffie drinken. Ik ben benieuwd naar wat je te vertellen hebt. En misschien kunnen de ervaring en input uit mijn verhalen je verder helpen. Zoek eens contact via rene@edima.nl of 06-55821099.

Meer lezen? Lees hier andere media & blogs. Vind me hier op LinkedIn.