“Waarom is dit zo ingewikkeld, kan het niet wat eenvoudiger?” wierp de manager van de afdeling Marketing me in een interim opdracht een aantal jaren terug gefrustreerd toe. Ze was als budgetbeheerder verantwoordelijk voor het budget van haar afdeling. Maar kon op basis van de financiële stukken niet wijs worden uit of ze budget had en hoeveel. Wat legde deze collega de vinger op de zere plek bij deze organisatie. Wat raakte zij daar mijn missie: er alles aan doen om financiën voor haar en vele anderen makkelijker te maken.
Challenge accepted!
Nu loop ik al wel langer mee dan vandaag en vind ik het stiekem prachtig als mensen dit soort uitspraken doen. Frustratie getuigt van betrokkenheid, dé basis waarop we verder kunnen bouwen. En het is iets wat bij mij creativiteit losmaakt. Hoe kan ik deze collega zo helpen dat er wel wordt gedaan wat nodig is én het kwartje ook nog valt waardoor de collega het nut en de meerwaarde ziet? Kan ik deze collega misschien zelfs enthousiast krijgen? Challenge accepted!
"Frustratie getuigt van betrokkenheid, dé basis waarop we verder kunnen bouwen"
Onbekend maakt onbemind
Nu weet ik dat niet iedereen die passie voor Finance & Control deelt. In mijn opdrachten kom ik nogal eens managers en medewerkers tegen die erg goed zijn op de inhoud van hun domein, maar aan financiën en administratie een broertje dood hebben. Wat ik wel heb ontdekt is dat het spreekwoord “onbekend maakt onbemind” ook hier vaak geldt. En daarbij, dat het niet eens zozeer onwil is, maar dat mensen financiën soms gewoon spannend en ingewikkeld vinden.
Eenvoudiger
Rondom spanning en ‘ingewikkeldheid’ ligt een duidelijke behoefte aan “kan het allemaal niet wat eenvoudiger?” Eenvoud dus. Minder. Overzichtelijker. Nuttiger. En daar bevinden we ons ineens op het snijvlak van financiën en de wereld van ‘de rest’. Op dit snijvlak wordt duidelijk of en over welke veerkracht, veranderkracht en ‘begeleiderschap’ een afdeling Finance beschikt. Hoe kan je als afdeling Financiën hier je rol pakken? Durven we bij zo’n vraag eerst naar onszelf te kijken, voordat we ‘problemen’ en ‘de weerstand’ van ‘de rest’ gaan oplossen?
"Op dit snijvlak wordt duidelijk of en over welke veerkracht, veranderkracht en ‘begeleiderschap’ een afdeling Finance beschikt."
Intern beginnen is…
Ik geloof dat om naar jezelf te kijken, je in de huid van de ander moet kruipen. Wat is de belevingswereld van de ander? Hoe kijkt de ander naar mij? Wat heeft de ander van mij nodig? Hoe kan ik voor de ander spanning en ‘ingewikkeldheid’ op het vlak van financiën wegnemen? Vaak is de conclusie dat de ander behoefte heeft aan eenvoud en context. Context omdat cijfers de ander niet altijd alles zeggen. Context omdat je collega op basis daarvan beslissingen kan nemen ten behoeve van zijn/haar afdeling, expertise en bijdrage aan de organisatie. Eenvoud om de dingen begrijpelijk te maken, wat direct zorgt voor ontspanning en overzicht.
Wat ik heb geleerd door de jaren heen:
1. Ken je lezer, wees sensitief
Voorbeeld: een kwartaalrapportage, wat zet je daar wel in en wat niet? Welke mate van detaillering? Ik zie soms rapportages voor de Raad van Toezicht met enorm veel details. Zo van ‘baat het niet dan schaadt het niet’. Dat schiet echt z’n doel voorbij. En het leidt alleen maar tot allerlei vragen die afleiden van het doel waar déze rapportage voor bedoeld is, namelijk sturen op hoofdlijnen. Terwijl de Marketingmanager uit het begin van m’n verhaal juist wel meer details wil. Niet over de hele organisatie, wel over de budgetten van haar afdeling. Je voelt het wel aan; zij heeft dus behoefte aan een ander soort rapportage.
Nauw contact en afstemming met je lezer én sensitief zijn voor wat de ander nodig heeft zijn dus essentieel: over welke thema’s moet mijn lezer keuzes maken? Wat heeft hij of zij dan van mij nodig? En check bij de ontvanger: biedt dit rapport de informatie die je zoekt? Heb je meer van mij nodig? Onderzoek, sta in verbinding en dien!
"Nauw contact en afstemming met je lezer én sensitief zijn voor wat de ander nodig heeft, zijn dus essentieel!"
2. Vertel een verhaal, creëer eenvoud
Ik houd zelf van een goed verhaal. En ook van het vertellen ervan. Daarover schreef ik al eerder deze blog. Ik merk dat collega’s zonder kennis van financiën context, een verhaal, nodig hebben bij wat ze lezen. Daar komt les twee om de hoek. Als ik de rapportage bespreek kan ik de cijfers an sich doornemen, maar dan haakt een non-financial al snel af. Begrijpelijk. Daarom is het veel zinvoller (en leuker!) om het verhaal van de business te vertellen en te laten zien hoe de cijfers daarbij aansluiten. Dan gaan de cijfers leven. Dan kan de manager de cijfers linken aan de uitgevoerde activiteiten. En wordt het interessant.
Een goed verhaal gaat niet alleen over de gebeurtenissen op dat moment maar neemt je ook mee in wat komen gaat. Daarom vertel ik de luisteraar niet alleen de werkelijke cijfers van dat moment. Maar ook een prognose voor de rest van het jaar. Want het is prettig om te weten waar je nu staat, maar veel relevanter om te weten waar je naar verwachting uitkomt aan het eind van het jaar. Op die manier maak ik context, vertel ik het verhaal dat zorgt voor eenvoud. De cijfers bevestigen het verhaal. Zo zijn de cijfers niet het doel, maar het middel!
"Het is veel zinvoller (en leuker!) om het verhaal van de business te vertellen en te laten zien hoe de cijfers daarbij aansluiten."
Toegevoegde waarde Finance professional
Het is bij iedere opdracht steeds weer mijn missie om, niet alleen zelf context, eenvoud en verbinding te brengen maar ook het Finance-team daarin mee te nemen. Hoe mooi zou het zijn als we als Finance professionals meer en meer boodschappers van context en eenvoud kunnen zijn? Waarmee we cijfers toegankelijk maken voor iedereen. Waardoor de financiële wereld van de organisatie wat eenvoudiger wordt. Meer in verbinding met elkaar. Meer in algehele en onderlinge balans dus!
En mijn marketing-collega?
Zij ontving een verhaal waar zij wat mee kon. Het was voor haar duidelijk hoeveel budget ze nog had en waar de ruimte zat. Daardoor kon zij in dat jaar nog een mooie campagne uitvoeren. Anders had ze dat waarschijnlijk niet meer gedaan. Daar plukte de organisatie dan weer de vruchten van!
Contact
Herken je jezelf, je financiële afdeling of organisatie in dit verhaal? Laten we dan eens een kop koffie drinken. Ik ben benieuwd naar wat je te vertellen hebt. En misschien kunnen de ervaring en input uit mijn verhalen je verder helpen. Zoek eens contact via rene@edima.nl of 06-55821099.